Les 10 étapes incontournables pour organiser sa soirée

Organiser une fête en prévenant et réduisant les risques

Vous ne savez pas comment vous y prendre, manquez d’infos, d’expérience ?
Pas de problème, nous vous aidons ici à ne pas oublier d’étape dans le montage de votre soirée ! Et si vous avez besoin de conseils plus spécifiques, vous pouvez nous contacter directement : les professionnels de l’association Avenir Santé sont à votre écoute !

  • S’organiser à l’avance

    La mise en place d’une soirée demande une véritable organisation et un certain nombre de compétences. Le travail en équipe est donc indispensable : pour chacun des membres de celle-ci, les rôles doivent être bien définis. Dans l’idéal, désignez un responsable pour chaque domaine : communication, prévention/sécurité, partenariats, bar, sonorisation, etc. Plus vous attendez de fêtards, plus il vous faudra de monde pour vous aider. En général, on estime qu’un organisateur est nécessaire pour 30 participants. Nous vous conseillons de faire une « check-list » de tous les points à ne pas oublier (qu’il faut répartir dans le temps).

    Check-list des points à ne pas oublier

    • demandes d’autorisation éventuelles : déclarations aux autorités compétentes (ville, Préfecture, école, SACEM, …).  Dans tous les cas, il est indispensable d’être doté d’un statut juridique, par exemple associatif,
    • réalisation du budget prévisionnel et du rétroplanning,
    • recherches de financements/partenaires,
    • location de la salle adaptée à la soirée (taille, lieu, équipement…),
    • prévision de la sécurité, des secours et de la prévention,
    • plan de communication,
    • gestion des points de préventes et de ventes,
    • musique (concerts, DJs, etc.),
    • animations,
    • offre de boissons et de nourritures,
    • gestion des départs,
    • évaluation.

    Prévoyez, dans l’équipe organisatrice, des points réguliers afin de suivre l’avancée du projet et la réalisation (ou non) de tous les points de la check-list.

    Conseil : plus on s’entoure et plus la qualité du travail est au rendez-vous. Aussi, qu’elle que soit votre statut (association, discothèque, collectif de jeunes…), n’hésitez pas à vous tourner vers des ressources externes professionnelles sur les points que vous maîtrisez moins (gestion financière, normes de sécurité, assurances…) et sur les questions de prévention, nous sommes là !

  • Penser à la prévention

    Pour que tout le monde s’amuse et  garde un bon souvenir, il est en effet indispensable de réfléchir à comment prévenir et limiter un certain nombre de risques qui peuvent tout gâcher (vomissements, comas, bad trip, violences, accidents de la route…).

    La prévention fait donc partie des ingrédients d’une fête réussie.

    Chaque organisateur est capable de mettre en place de la prévention dans sa soirée et de réduire les risques au maximum : cela ne suppose pas forcément des moyens excessivement importants ou coûteux. Mettre à la disposition des fêtards des éthylotests est déjà un bon début… qui peut être complété par un partenariat avec une association de prévention (conseil en amont de la soirée, intervention sur l’événement d’une équipe…), la présence de personnels de sécurité et d’une équipe de secours, un travail sur l’offre de consommation (softs à prix réduits, vente à l’unité des boissons alcoolisées…), etc.

    Dans tous les cas :

    • bien définir ses objectifs en matière de prévention et les moyens qui vont avec et si besoin, solliciter les conseils d’une structure extérieure
    • être cohérent au sein de la soirée. Une action de prévention des accidents de la route alors que les barmans continuent à servir les conducteurs à l’approche des départs n’a pas de sens

    La prévention et la réduction des risques sont deux concepts complémentaires, issus de la Promotion de la Santé définie dans la Charte d’Ottawa en 1986.

    La prévention : qu’est-ce que c’est?

    La prévention consiste en « la construction d’un espace de réflexion et d’action pour renforcer la protection des citoyens face aux facteurs de risques collectifs et individuels de morbidité et pour les inviter à faire des choix responsables et favorables à la santé, dans le respect de leurs libertés et de la loi. » (def. ANPAA)

    La réduction des risques : qu’est-ce que c’est?

    La réduction des risques a pour objectif, quant à elle, de « prévenir les risques et réduire les dommages ou méfaits causés par le comportement à risques » (déf. ANPAA).

    « Pour la réduction des risques, l’objectif est en priorité de prévenir les dommages occasionnés par les consommations de substances psychoactives. Il ne s’agit pas de s’attaquer à ce qui motive la consommation, mais d’en maîtriser, autant que faire se peut, les effets nuisibles. Il ne s’agit pas de stopper l’addiction mais d’éviter les complications, et de le faire en impliquant l’usager lui-même. » (déf : MOREL A., COUTERON JP. Les conduites addictives. Comprendre, prévenir, soigner. Paris, Dunod, 2008. Page 228.)

    Pourquoi en faire ?

    L’objectif de la prévention et de la réduction des risques est de permettre à un individu de faire des choix éclairés au niveau de sa santé afin qu’il en soit l’acteur.

    Les démarches de prévention – réduction des risques se basent sur le principe de responsabilisation de la population vis-à-vis de leurs consommations et comportements en lien avec leur santé. Ces actions abordent une multitude de thématiques : addictions, sexualité, nutrition, bien-être, etc.

  • Ne pas hésiter à se former

    Organiser une soirée en y intégrant de la prévention demande un certain savoir-faire. Aussi, n’hésitez pas à vous former (ceci est valable pour tous les membres de l’équipe organisatrice). Des formations existent, dont la durée varie de quelques heures… à beaucoup plus si affinités ! Voici quelques formations qui pourraient être très utiles :

    Formation à la prévention/réduction des risques

    L’objectif est de permettre à ceux qui les suivent de comprendre les enjeux de la prévention (en matière de limitation des risques, mais aussi de responsabilité juridique), de connaître les actions qu’ils peuvent mettre en place sur leurs soirées, les structures capables de les aider, de réfléchir à ce qu’induisent ces actions (exemple : si je baisse les prix des softs, comment je m’y retrouve économiquement ?). Pour plus d’infos, sollicitez les différentes ressources dans votre département ou consultez notre rubrique formations.

    Formation des barmans

    Servir de l’alcool n’est pas sans conséquences : il s’agit d’un produit dont la consommation entraine de nombreux risques. En tant qu’organisateur votre responsabilité est engagée !
    Aussi, encouragez la formation/sensibilisation de vos barmans sur :

    • les effets de l’alcool
    • le respect des doses standards de bar
    • le refus de servir une personne trop alcoolisée
    • le respect de la tranquillité publique
    • l’utilisation des outils de prévention (éthylotests notamment)

    Formation aux premiers secours

    La formation PSC1 (Prévention et Secours Civiques de niveau 1) prépare aux rudiments des premiers secours… et c’est souvent utile en soirée (comme au quotidien).

    D’une durée de 7h, elle aborde 8 situations d’accidents (la protection, l’alerte, la victime s’étouffe, la victime saigne abondamment, la victime se plaint d’un malaise, la victime se plaint après un traumatisme, la victime est inconsciente, la victime ne respire pas).
    Différents acteurs proposent ces formations dans votre département.

    NB: pour les associations étudiantes, des aides existent au sein de votre établissement (certaines universités bénéficient de prix réduits : renseignements possibles auprès du service de médecine préventive ou auprès du service des étudiants).

  • Bien gérer l’alcool

    Proposer de l’alcool n’est pas anodin. La responsabilité que vous pouvez avoir en cas d’accident et les risques encourus par les fêtards doivent vous amener à réfléchir sur son offre, ainsi que sur celle des boissons non alcoolisées et de nourriture.
    Quelques conseils pour limiter les risques et favoriser les consommations alternatives (à l’alcool).

    Distribution de boissons alcoolisées

    Attention, on ne peut pas vendre de l’alcool sans autorisation préalable
    Travailler sur l’offre alcool en soirée, c’est réfléchir sur les éléments suivants :

    Les prix

    • vente à l’unité des boissons alcoolisées. La vente au forfait (contre X euros, j’ai Y boissons alcoolisées), comme les open-bar, sont interdits (loi HPST de juillet 2009)
    • éviter les prix avantageux sur la commande en quantité (mètre de bière, seau…)
    • augmenter le nombre de personnes qui peuvent rentrer en achetant une bouteille (8–10 personnes)

    Les types d’alcool

    Ne pas prévoir trop de types différents d’alcool pour éviter les mélanges (qui occasionnent plus de dégâts).

    Les quantités d’alcool

    • Le stock d’alcool acheté pour la soirée ne doit pas dépasser le cumul des doses individuelles maximales conseillées par l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS), soit 4 doses standard par personne
    • Prévoir plus de boissons non alcoolisées que de boissons alcoolisées : quand il n’y aura plus d’alcool, les fêtards seront obligés de boire du sans-alcool (cela peut amener un phénomène de groupe de modération)
    • Les barmans utilisent des doseurs

    Le bar

    • Eviter de mettre des chaises pour que les fêtards ne s’y attardent trop et puissent profiter de la piste de danse
    • Il est inutile d’installer trop de bars dans la soirée afin d’éviter l’incitation à la consommation et la mobilisation de très nombreux barmans. Inversement un nombre insuffisant de bars peut stresser les barmans et les fêtards
    • Les bars sont tenus par des personnes formées (et encadrées par un « chef de bar » ou un « responsable bar ») qui ne servent pas les fêtards manifestement alcoolisées et arrêtent de servir de l’alcool 2h avant la fin de la soirée (cela permet à chacun d’abaisser son taux d’alcoolémie et de prévoir son retour plusieurs heures avant de partir)
    • Eviter, autant que possible, de manipuler de l’argent au sein du bar. Il est préférable d’installer un guichet dédié afin de prévenir le débordement des barmans et autres désagréments
    • Mettre en place en amont du bar, un système de reconnaissance des mineurs (bracelets ou tampon de couleur à l’entrée etc.) afin de s’assurer de ne pas leur servir d’alcool

    L’offre de boissons alternatives

    Quelques idées :

    • Faire en sorte que la boisson non alcoolisée la plus chère soit moins coûteuse que la boisson alcoolisée la moins chère
    • Mettre en place un open-soft (les boissons sans alcool sont gratuites tout au long de la soirée) et/ou happy-hour (temps limité durant lequel les softs sont à moindre coût ou gratuits). Des partenariats sont possibles avec des entreprises fournissant ces softs
    • Créer des cocktails sans alcool. Cela peut faire l’objet d’un concours au sein de l’établissement et/ou de l’association
    • Avoir des gobelets/verres plus grands pour les softs que ceux qui contiennent des boissons alcoolisées
    • Mettre gratuitement à disposition de l’eau fraîche (fontaine à eau par exemple) pour favoriser la (ré)hydratation
    • Éviter les boissons énergisantes : mélangées à l’alcool, ces boissons en masquent les effets

    Ce type d’action doit être annoncé à l’entrée de la soirée car elles sont très valorisantes pour les organisateurs et intéressantes pour les participants.

    L’offre de nourriture

    Nous vous conseillons de mettre de la nourriture à disposition des fêtards, ce qui peut constituer une alternative à l’alcool et limiter les effets d’une consommation à jeun. Quelques idées :

    • Stand de nourriture : sandwichs, gâteaux, etc. qui peuvent être également proposés au bar
    • Distribution de friandises pendant la fête
    • Offre d’un petit déjeuner en fin de soirée
  • Vous prenez soin de vos invités, faites-leur savoir !

    L’organisation de la soirée demande beaucoup d’énergie. Il serait dommage d’oublier d’en parler. Dans un premier temps, pensez à réaliser un plan de communication (rdv étape 1 : s’organiser) et à le faire circuler au sein de l’équipe. Plus la communication sera structurée, plus vous toucherez de personnes !

    Au-delà de l’annonce de la soirée (affiches, flyers, réseaux, médias, site internet…), n’oubliez pas de faire la promotion de tout ce que vous avez prévu (DJs, animations proposées…), notamment en matière de prévention (en effet, cela peut rassurer les participants que de savoir que la soirée sera soucieuse de limiter certains risques).

    Avant, mais aussi pendant : annoncez régulièrement tout au long de la soirée les animations que vous avez mises en place (événement, animation, stand prévention…) par vidéoprojection, grand écran, annonces micro…

  • Penser à la sécurité

    Les questions de sécurité sont cruciales dans une soirée d’autant plus que vous pouvez être tenus pour responsables en cas de problème (bagarres, blessures, vols, dégradations, accidents…).

    Présence d’un service de sécurité

    Pour certaines soirées un service de sécurité peut être exigé par les autorités administratives. Son rôle est de prévenir les désordres susceptibles de mettre en danger la sécurité des participants. Afin d’optimiser sa prestation, il est indispensable de bien communiquer sur sa présence et d’assurer la bonne articulation entre tous les intervenants (sécurité, secours, acteurs de prévention…). S’il y a des vigiles, ils font partie intégrante du réseau d’acteurs de la soirée : échangez avec eux sur vos attentes respectives.

    Sécurité: quelques conseils de bon sens

    • Proposer aux personnes « en bad » avec certains produits (alcool, cannabis ou autres) de sortir du lieu de fête et d’aller dans un endroit plus calme (si ce n’est pas possible directement, passer par leurs amis). On évite ainsi certains débordements et on protège également la personne de certains risques. Idéalement, une salle de repos avec des personnes formées aux premiers secours (et/ou une infirmière ou une structure de secourisme) devrait accueillir ces personnes

    • Ne pas laisser les personnes complètement ivres à l’entrée sans surveillance et leur demander (ou à leurs amis) de se reposer un peu, de rentrer calmement

    • Interdire d’apporter de l’alcool en soirée

    • Mettre en place un système de sortie définitive (pour ne pas inciter les jeunes à consommer dehors, dans les voitures)

    • S’assurer que la salle dispose d’une autorisation permanente de la direction départementale d’incendie et de secours. Sinon, une autorisation est à demander à la mairie, au minimum, un mois avant la soirée

    • Éviter les contenants en verre afin d’anticiper les risques de coupures (ex : gobelet  réutilisable contre consigne)

    • Être attentif aux banderoles inflammables ainsi qu’aux lumières ou à la sonorisation (qui peuvent tomber et blesser quelqu’un si elles sont mal fixées)

    • Vérifier qu’il y ait des issues de secours, qu’elles soient visibles et ouvrables de l’intérieur

    • Adapter le nombre d’entrées à la capacité d’accueil maximum de la salle

    • Prévoir l’évacuation des fêtards (roulement, espace suffisant) afin d’éviter tout risque de débordement

    • Selon la taille et la spécificité du lieu, prévoir une signalétique adaptée : toilettes, vestiaire, bar, parking, fumoir… (attention, sur l’espace public, l’affichage est soumis à une réglementation : contactez directement la ville)

    • Assurer un accès pour les personnes handicapées : la fête doit être accessible à tous

    • Respecter la tranquillité du voisinage (notamment les nuisances générées par les participants qui sortent fumer sur le trottoir) : une personne de l’organisation ou de la sécurité peut avoir ce rôle dans la soirée

    • Assurer un accès facile et un espace suffisant aux poubelles

    Retrouvez d’autres infos sur la sécurité dans l’étape 6  « Penser à la sécurité« 

    Premiers secours

    Comment réagir en cas de problème ?

    Informer, en amont de la soirée, les services d’urgence les plus proches de son déroulement est souhaitable car ils seront plus réactifs

    • Si le problème relève de troubles à l’ordre public, de débordements mettant en jeu la sécurité des participants, appeler les services de police ou de gendarmerie (17)
    • Si le problème relève de personne(s) ne se sentant pas bien : on fait appel aux équipes de premiers secours présentes (Protection Civile, Croix-Rouge…). Pour plus d’info, rubrique tes obligations et tes ressources
    • S’il n’y a pas d’équipe présente, les organisateurs doivent être capables d’agir. Autrement dit des membres de l’équipe doivent être formés ou connaitre, parmi les fêtards, des personnes qui le sont (ou les solliciter, par annonce micro). Au moindre doute, composez le 15.

    En cas de problème, une méthode simple en 3 étapes  :

    • Protéger : selon la situation rencontrée : établir un périmètre de sécurité/écarter les gens/mettre à l’abri les personnes concernées/faciliter l’arrivée des secours en retirant les objets encombrants/retirer le danger (bris de verre, barre de fer, appareil électrique…)
    • Alerter : soit les équipes présentes sur place, soit les services d’urgence : Samu (15), pompiers (18) et police (17) – [112 depuis un portable].
      L’alerte doit être rapide et claire : adresse précise, nombre de victimes, âge, état, nature du problème, informations complémentaires (prise d’alcool ou d’autres drogues…), gestes effectués…
    • Secourir : des gestes simples peuvent sauver une vie.
      Se renseigner en amont sur l’existence d’un défibrillateur dans les locaux (les équipes de secouristes en étant équipées).

    Prévoir également une trousse de secours à disposition (à laquelle tous les organisateurs doivent avoir accès) : pansements, compresses, couverture de survie, triangle, gilet jaune (si intervention dans la rue), guide des premiers secours, numéros d’urgence, etc. Attention : veiller aux dates de péremption des produits dans la trousse.

  • Prévoyez des animations prévention

    Qu’est ce qu’une fête réussie pour un organisateur ? Les participants ont pris du plaisir, sans avoir vécu de drame ou de situations qui les ont mis en danger.
    C’est tout le sens des étapes précédentes et des animations qui peuvent se dérouler pendant la soirée.

    Espace prévention

    Dans le meilleur des cas, c’est un stand tenu par des personnes formées (de l’équipe organisatrice ou de structures existantes). Situé sur un lieu de passage, visible, dans un endroit calme, disposant de place, c’est un endroit où les fêtards pourront venir se renseigner, se tester, avoir des discussions sur les problématiques qui les concernent. Nous conseillons d’avoir une entrée large sur les risques possibles en soirée : alcool, autres produits consommés (cannabis, autres…), sexualité non protégée, risques auditifs, etc. Les intervenants, sur le stand, doivent être capables de proposer, si besoin (nous ne sommes pas dans de la distribution massive ou dans le « servez-vous »), des outils de prévention : éthylotests, préservatifs, bouchons d’oreilles…
    Si toutefois vous n’avez pas créé cet espace prévention, placez ces outils à disposition des fêtards dans des endroits stratégiques (vestiaire, bar, tables, toilettes…).

    Espace détente

    Il permet à certains fêtards de faire une pause, loin de l’agitation et du bruit. Cet espace correspond à un besoin naturel de s’extraire momentanément de la fête et ne doit pourtant pas s’en exclure car son succès dépend de sa visibilité (pensez à le signaler par des affiches ou sur la programmation de la soirée). Il doit être implanté dans un lieu de passage : près d’animations calmes, sur une terrasse extérieure, à proximité du bar soft ou de celui consacré à la nourriture, par exemple. La décoration et l’animation de cet espace demandent autant d’attention que les autres lieux de la soirée : aménagez un espace convivial, avec des fauteuils, canapés, chaises, coussins… Cet espace peut être également le même que celui où se passe l’action de prévention

    D’autres animations

    Outre l’ambiance créée, le but des animations est aussi d’offrir une alternative à la consommation d’alcool ou d’autres produits. En assistant à une animation on est moins sujet à (trop) consommer. Cela permet d’espacer les consommations et de voir, par exemple, les taux d’alcoolémie stagner et non augmenter. Vous permettez également aux personnes qui ne consomment pas (par choix ou par obligation) de profiter de la soirée.

    Les animations qui attirent l’attention

    Jeux, karaoké, concours de danse, organisation de concours de cocktail sans alcool, fournisseurs de softs et/ou de gourmandises, maquillage, caricaturistes, concerts, séance de massages, matchs d’improvisation, conteurs, magiciens, tatouages au henné… retrouvez quelques exemples d’animations : guide émergence pages 10 à 32.

    Montrez que boire de l’alcool n’est pas la seule façon de s’amuser!

  • Agir pour les conducteurs

    Dans une soirée, il est important de valoriser les comportements responsables, notamment en matière de conduite, que l’on se déplace en voiture, moto, scooter ou vélo : le Sam (« capitaine de soirée »/ »conducteur désigné ») doit être encouragé et reconnu.

    Quelques idées pour valoriser le conducteur

    • une entrée gratuite pour la soirée et/ou la prochaine,
    • un tarif réduit,
    • des tickets de boissons soft, des encas ou friandises supplémentaires,
    • des cadeaux en fin de soirée s’il a joué le jeu (pas de consommation d’alcool durant la soirée),
    • un accès privilégié à un « carré VIP ». Il s’agit de l’accès à un espace privilégié pour les conducteurs responsables qui peuvent y trouver un bar sans alcool (à volonté), des massages, cadeaux, etc. Le but de cette opération est de valoriser la personne qui s’engage mais aussi de lui fournir un avantage par rapport aux autres fêtards. Dans cet esprit, nous pouvons citer le carré VIP SAM,
    • Une charte d’engagement du conducteur responsable peut également être mise en place, lors des préventes ou quand les fêtards achètent leur billet d’entrée, vous pouvez proposer aux conducteurs identifiés ou désignés de signer une charte qui symbolise son engagement à ne pas consommer durant la soirée et à raccompagner ses camarades en toute sécurité. En contrepartie de la signature de cette charte, ils bénéficieront d’un certain nombre d’avantages (voir ci-dessus).

    Proposez aux conducteurs de tester leur alcoolémie

    Souvent la limite légale autorisée pour reprendre le volant est ignorée ou mal connue. Mais surtout, cette limite (inférieure à 0,50 g d’alcool par litre de sang ou à 0,25 milligrammes d’alcool par litre d’air expiré) est parfois difficile à évaluer. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de permettre aux conducteurs de se tester avec l’utilisation d’éthylotests, à la sortie, accompagnée d’une explication orale sur son fonctionnement (par le personnel d’accueil formé ou les équipes prévention présentes sur place). Dans chaque soirée, tout participant doit pouvoir demander à l’organisateur la possibilité de se tester.

  • Surveiller les départs

    En fin de soirée, il est important de permettre le retour dans de bonnes conditions de tous les participants quelque soit le moyen de transport utilisé.

    Plusieurs possibilités d’actions existent

    Des kits prévention peuvent être accessibles dès le début de la soirée : préservatifs + éthylotests chimiques + bouchons d’oreilles. Plus les risques festifs sont anticipés moins ils sont nombreux.
    Outre l’évaluation de l’alcoolémie, il est indispensable de sensibiliser les conducteurs à la fatigue, de les encourager à se reposer avant de reprendre la route ou de proposer à un conducteur plus en forme de conduire.

    Permettez le retour en taxi

    En communiquant largement sur les numéros de taxi : affichage ou création de flyers (borne la plus proche, société locale…).
    Les taxis proposent parfois des chéquiers correspondant à des bons de raccompagnement d’un certain montant. Les organisateurs de la soirée peuvent se les procurer en amont de la soirée pour les proposer aux fêtards en fin de soirée (soit en les faisant payer, soit en les offrant).
    Certains taxis ne se déplacent pas quand il s’agit de certaines soirées bien connues pour leurs débordements ou quand la personne à raccompagner est fortement alcoolisée. Cette réaction est notamment liée à leur peur de ne pas être payé. Sur ce point, vous pouvez mettre en place un système de caution taxi : lorsqu’un fêtard vous demande de contacter un taxi vous lui demandez systématiquement une caution minimale de 10-15 €. Quand vous appelez le taxi, indiquez que la course sera forcément payée car vous avez récupéré une somme qui lui sera donnée à son arrivée.

    Encouragez le co-voiturage

    Lors des soirées, plusieurs voitures ne sont pas complètement remplies. Afin de faciliter les retours à domicile, vous pouvez mettre en place un système de co-voiturage en créant une fiche co-voiturage.
    A l’arrivée, les conducteurs (s’engageant à ne pas boire / ou avec grande modération) ont la possibilité d’indiquer, sur une feuille affichée à l’entrée, qu’ils leur restent une ou plusieurs places dans leur véhicule. Sur cette fiche est indiqué le nom du conducteur, le nombre de places disponibles, l’heure de départ prévue et le lieu où les personnes intéressées doivent se rendre. Cette organisation peut également se réaliser en amont de la soirée, via un outil électronique comme doodle.
    Notons que des sociétés de co-voiturage privées voient le jour.

    Informez sur les transports en commun & sécurisez les retours à pied

    Des systèmes existent, avec des lignes de nuit ou de jour (si la soirée se termine très tard… ou très tôt). N’hésitez pas à afficher ces possibilités sur un emplacement visible et/ou accessible. Des navettes sont parfois mises en place. Les organisateurs doivent les faire connaître (affiches, appels micro…) et prévoir un ou plusieurs accompagnateurs (dont le rôle sera de gérer les éventuelles situations délicates).

  • Faire une évaluation de la soirée

    Souvent oubliée, l’évaluation est une étape importante, à prévoir dès le début de la planification de la soirée (cf. étape 1).
    En plus de faire le point sur la soirée passée, elle permet d’améliorer toutes celles à venir.

    Toute l’équipe organisatrice est à sonder (organisateurs, propriétaires du lieu de la soirée, intervenants…) sans oublier les participants (l’image que se fait l’équipe organisatrice de la réussite de la soirée pouvant varier de celle des fêtards eux-mêmes).

    Dès le début de l’organisation, prévoyez les personnes chargées du bilan ainsi que les éléments à évaluer. L’évaluation ne doit pas être trop lourde et doit commencer par des critères concrets, facilement mesurables : nombre de participants, nombre de préventes/ventes, nombre et qualité des animations, nombre de personnes passées sur l’espace prévention/détente/secourisme, nombre d’outils de prévention distribués, évacuation éventuelle par SAMU, nombre d’interventions et d’expulsion par les vigiles, etc.).

    Exemple d’évaluation

    Vous pourrez ainsi tirer les enseignements de ce qui a bien fonctionné et de ce qui reste à améliorer : il s’agit de comprendre les obstacles et les résistances mais surtout de proposer des aménagements, des alternatives qui pourront être testées lors des prochaines soirées (ce qui pourra aider les éventuels successeurs).

  • 1 S'organiser

    S’organiser à l’avance

    La mise en place d’une soirée demande une véritable organisation et un certain nombre de compétences. Le travail en équipe est donc indispensable : pour chacun des membres de celle-ci, les rôles doivent être bien définis. Dans l’idéal, désignez un responsable pour chaque domaine : communication, prévention/sécurité, partenariats, bar, sonorisation, etc. Plus vous attendez de fêtards, plus il vous faudra de monde pour vous aider. En général, on estime qu’un organisateur est nécessaire pour 30 participants. Nous vous conseillons de faire une « check-list » de tous les points à ne pas oublier (qu’il faut répartir dans le temps).

    Check-list des points à ne pas oublier

    • demandes d’autorisation éventuelles : déclarations aux autorités compétentes (ville, Préfecture, école, SACEM, …).  Dans tous les cas, il est indispensable d’être doté d’un statut juridique, par exemple associatif,
    • réalisation du budget prévisionnel et du rétroplanning,
    • recherches de financements/partenaires,
    • location de la salle adaptée à la soirée (taille, lieu, équipement…),
    • prévision de la sécurité, des secours et de la prévention,
    • plan de communication,
    • gestion des points de préventes et de ventes,
    • musique (concerts, DJs, etc.),
    • animations,
    • offre de boissons et de nourritures,
    • gestion des départs,
    • évaluation.

    Prévoyez, dans l’équipe organisatrice, des points réguliers afin de suivre l’avancée du projet et la réalisation (ou non) de tous les points de la check-list.

    Conseil : plus on s’entoure et plus la qualité du travail est au rendez-vous. Aussi, qu’elle que soit votre statut (association, discothèque, collectif de jeunes…), n’hésitez pas à vous tourner vers des ressources externes professionnelles sur les points que vous maîtrisez moins (gestion financière, normes de sécurité, assurances…) et sur les questions de prévention, nous sommes là !

  • 2 Penser à la prévention

    Penser à la prévention

    Pour que tout le monde s’amuse et  garde un bon souvenir, il est en effet indispensable de réfléchir à comment prévenir et limiter un certain nombre de risques qui peuvent tout gâcher (vomissements, comas, bad trip, violences, accidents de la route…).

    La prévention fait donc partie des ingrédients d’une fête réussie.

    Chaque organisateur est capable de mettre en place de la prévention dans sa soirée et de réduire les risques au maximum : cela ne suppose pas forcément des moyens excessivement importants ou coûteux. Mettre à la disposition des fêtards des éthylotests est déjà un bon début… qui peut être complété par un partenariat avec une association de prévention (conseil en amont de la soirée, intervention sur l’événement d’une équipe…), la présence de personnels de sécurité et d’une équipe de secours, un travail sur l’offre de consommation (softs à prix réduits, vente à l’unité des boissons alcoolisées…), etc.

    Dans tous les cas :

    • bien définir ses objectifs en matière de prévention et les moyens qui vont avec et si besoin, solliciter les conseils d’une structure extérieure
    • être cohérent au sein de la soirée. Une action de prévention des accidents de la route alors que les barmans continuent à servir les conducteurs à l’approche des départs n’a pas de sens

    La prévention et la réduction des risques sont deux concepts complémentaires, issus de la Promotion de la Santé définie dans la Charte d’Ottawa en 1986.

    La prévention : qu’est-ce que c’est?

    La prévention consiste en « la construction d’un espace de réflexion et d’action pour renforcer la protection des citoyens face aux facteurs de risques collectifs et individuels de morbidité et pour les inviter à faire des choix responsables et favorables à la santé, dans le respect de leurs libertés et de la loi. » (def. ANPAA)

    La réduction des risques : qu’est-ce que c’est?

    La réduction des risques a pour objectif, quant à elle, de « prévenir les risques et réduire les dommages ou méfaits causés par le comportement à risques » (déf. ANPAA).

    « Pour la réduction des risques, l’objectif est en priorité de prévenir les dommages occasionnés par les consommations de substances psychoactives. Il ne s’agit pas de s’attaquer à ce qui motive la consommation, mais d’en maîtriser, autant que faire se peut, les effets nuisibles. Il ne s’agit pas de stopper l’addiction mais d’éviter les complications, et de le faire en impliquant l’usager lui-même. » (déf : MOREL A., COUTERON JP. Les conduites addictives. Comprendre, prévenir, soigner. Paris, Dunod, 2008. Page 228.)

    Pourquoi en faire ?

    L’objectif de la prévention et de la réduction des risques est de permettre à un individu de faire des choix éclairés au niveau de sa santé afin qu’il en soit l’acteur.

    Les démarches de prévention – réduction des risques se basent sur le principe de responsabilisation de la population vis-à-vis de leurs consommations et comportements en lien avec leur santé. Ces actions abordent une multitude de thématiques : addictions, sexualité, nutrition, bien-être, etc.

  • 3 Se former

    Ne pas hésiter à se former

    Organiser une soirée en y intégrant de la prévention demande un certain savoir-faire. Aussi, n’hésitez pas à vous former (ceci est valable pour tous les membres de l’équipe organisatrice). Des formations existent, dont la durée varie de quelques heures… à beaucoup plus si affinités ! Voici quelques formations qui pourraient être très utiles :

    Formation à la prévention/réduction des risques

    L’objectif est de permettre à ceux qui les suivent de comprendre les enjeux de la prévention (en matière de limitation des risques, mais aussi de responsabilité juridique), de connaître les actions qu’ils peuvent mettre en place sur leurs soirées, les structures capables de les aider, de réfléchir à ce qu’induisent ces actions (exemple : si je baisse les prix des softs, comment je m’y retrouve économiquement ?). Pour plus d’infos, sollicitez les différentes ressources dans votre département ou consultez notre rubrique formations.

    Formation des barmans

    Servir de l’alcool n’est pas sans conséquences : il s’agit d’un produit dont la consommation entraine de nombreux risques. En tant qu’organisateur votre responsabilité est engagée !
    Aussi, encouragez la formation/sensibilisation de vos barmans sur :

    • les effets de l’alcool
    • le respect des doses standards de bar
    • le refus de servir une personne trop alcoolisée
    • le respect de la tranquillité publique
    • l’utilisation des outils de prévention (éthylotests notamment)

    Formation aux premiers secours

    La formation PSC1 (Prévention et Secours Civiques de niveau 1) prépare aux rudiments des premiers secours… et c’est souvent utile en soirée (comme au quotidien).

    D’une durée de 7h, elle aborde 8 situations d’accidents (la protection, l’alerte, la victime s’étouffe, la victime saigne abondamment, la victime se plaint d’un malaise, la victime se plaint après un traumatisme, la victime est inconsciente, la victime ne respire pas).
    Différents acteurs proposent ces formations dans votre département.

    NB: pour les associations étudiantes, des aides existent au sein de votre établissement (certaines universités bénéficient de prix réduits : renseignements possibles auprès du service de médecine préventive ou auprès du service des étudiants).

  • 4 Travailler l'offre de consommation

    Bien gérer l’alcool

    Proposer de l’alcool n’est pas anodin. La responsabilité que vous pouvez avoir en cas d’accident et les risques encourus par les fêtards doivent vous amener à réfléchir sur son offre, ainsi que sur celle des boissons non alcoolisées et de nourriture.
    Quelques conseils pour limiter les risques et favoriser les consommations alternatives (à l’alcool).

    Distribution de boissons alcoolisées

    Attention, on ne peut pas vendre de l’alcool sans autorisation préalable
    Travailler sur l’offre alcool en soirée, c’est réfléchir sur les éléments suivants :

    Les prix

    • vente à l’unité des boissons alcoolisées. La vente au forfait (contre X euros, j’ai Y boissons alcoolisées), comme les open-bar, sont interdits (loi HPST de juillet 2009)
    • éviter les prix avantageux sur la commande en quantité (mètre de bière, seau…)
    • augmenter le nombre de personnes qui peuvent rentrer en achetant une bouteille (8–10 personnes)

    Les types d’alcool

    Ne pas prévoir trop de types différents d’alcool pour éviter les mélanges (qui occasionnent plus de dégâts).

    Les quantités d’alcool

    • Le stock d’alcool acheté pour la soirée ne doit pas dépasser le cumul des doses individuelles maximales conseillées par l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS), soit 4 doses standard par personne
    • Prévoir plus de boissons non alcoolisées que de boissons alcoolisées : quand il n’y aura plus d’alcool, les fêtards seront obligés de boire du sans-alcool (cela peut amener un phénomène de groupe de modération)
    • Les barmans utilisent des doseurs

    Le bar

    • Eviter de mettre des chaises pour que les fêtards ne s’y attardent trop et puissent profiter de la piste de danse
    • Il est inutile d’installer trop de bars dans la soirée afin d’éviter l’incitation à la consommation et la mobilisation de très nombreux barmans. Inversement un nombre insuffisant de bars peut stresser les barmans et les fêtards
    • Les bars sont tenus par des personnes formées (et encadrées par un « chef de bar » ou un « responsable bar ») qui ne servent pas les fêtards manifestement alcoolisées et arrêtent de servir de l’alcool 2h avant la fin de la soirée (cela permet à chacun d’abaisser son taux d’alcoolémie et de prévoir son retour plusieurs heures avant de partir)
    • Eviter, autant que possible, de manipuler de l’argent au sein du bar. Il est préférable d’installer un guichet dédié afin de prévenir le débordement des barmans et autres désagréments
    • Mettre en place en amont du bar, un système de reconnaissance des mineurs (bracelets ou tampon de couleur à l’entrée etc.) afin de s’assurer de ne pas leur servir d’alcool

    L’offre de boissons alternatives

    Quelques idées :

    • Faire en sorte que la boisson non alcoolisée la plus chère soit moins coûteuse que la boisson alcoolisée la moins chère
    • Mettre en place un open-soft (les boissons sans alcool sont gratuites tout au long de la soirée) et/ou happy-hour (temps limité durant lequel les softs sont à moindre coût ou gratuits). Des partenariats sont possibles avec des entreprises fournissant ces softs
    • Créer des cocktails sans alcool. Cela peut faire l’objet d’un concours au sein de l’établissement et/ou de l’association
    • Avoir des gobelets/verres plus grands pour les softs que ceux qui contiennent des boissons alcoolisées
    • Mettre gratuitement à disposition de l’eau fraîche (fontaine à eau par exemple) pour favoriser la (ré)hydratation
    • Éviter les boissons énergisantes : mélangées à l’alcool, ces boissons en masquent les effets

    Ce type d’action doit être annoncé à l’entrée de la soirée car elles sont très valorisantes pour les organisateurs et intéressantes pour les participants.

    L’offre de nourriture

    Nous vous conseillons de mettre de la nourriture à disposition des fêtards, ce qui peut constituer une alternative à l’alcool et limiter les effets d’une consommation à jeun. Quelques idées :

    • Stand de nourriture : sandwichs, gâteaux, etc. qui peuvent être également proposés au bar
    • Distribution de friandises pendant la fête
    • Offre d’un petit déjeuner en fin de soirée
  • 5 Communiquer

    Vous prenez soin de vos invités, faites-leur savoir !

    L’organisation de la soirée demande beaucoup d’énergie. Il serait dommage d’oublier d’en parler. Dans un premier temps, pensez à réaliser un plan de communication (rdv étape 1 : s’organiser) et à le faire circuler au sein de l’équipe. Plus la communication sera structurée, plus vous toucherez de personnes !

    Au-delà de l’annonce de la soirée (affiches, flyers, réseaux, médias, site internet…), n’oubliez pas de faire la promotion de tout ce que vous avez prévu (DJs, animations proposées…), notamment en matière de prévention (en effet, cela peut rassurer les participants que de savoir que la soirée sera soucieuse de limiter certains risques).

    Avant, mais aussi pendant : annoncez régulièrement tout au long de la soirée les animations que vous avez mises en place (événement, animation, stand prévention…) par vidéoprojection, grand écran, annonces micro…

  • 6 Penser à la sécurité

    Penser à la sécurité

    Les questions de sécurité sont cruciales dans une soirée d’autant plus que vous pouvez être tenus pour responsables en cas de problème (bagarres, blessures, vols, dégradations, accidents…).

    Présence d’un service de sécurité

    Pour certaines soirées un service de sécurité peut être exigé par les autorités administratives. Son rôle est de prévenir les désordres susceptibles de mettre en danger la sécurité des participants. Afin d’optimiser sa prestation, il est indispensable de bien communiquer sur sa présence et d’assurer la bonne articulation entre tous les intervenants (sécurité, secours, acteurs de prévention…). S’il y a des vigiles, ils font partie intégrante du réseau d’acteurs de la soirée : échangez avec eux sur vos attentes respectives.

    Sécurité: quelques conseils de bon sens

    • Proposer aux personnes « en bad » avec certains produits (alcool, cannabis ou autres) de sortir du lieu de fête et d’aller dans un endroit plus calme (si ce n’est pas possible directement, passer par leurs amis). On évite ainsi certains débordements et on protège également la personne de certains risques. Idéalement, une salle de repos avec des personnes formées aux premiers secours (et/ou une infirmière ou une structure de secourisme) devrait accueillir ces personnes

    • Ne pas laisser les personnes complètement ivres à l’entrée sans surveillance et leur demander (ou à leurs amis) de se reposer un peu, de rentrer calmement

    • Interdire d’apporter de l’alcool en soirée

    • Mettre en place un système de sortie définitive (pour ne pas inciter les jeunes à consommer dehors, dans les voitures)

    • S’assurer que la salle dispose d’une autorisation permanente de la direction départementale d’incendie et de secours. Sinon, une autorisation est à demander à la mairie, au minimum, un mois avant la soirée

    • Éviter les contenants en verre afin d’anticiper les risques de coupures (ex : gobelet  réutilisable contre consigne)

    • Être attentif aux banderoles inflammables ainsi qu’aux lumières ou à la sonorisation (qui peuvent tomber et blesser quelqu’un si elles sont mal fixées)

    • Vérifier qu’il y ait des issues de secours, qu’elles soient visibles et ouvrables de l’intérieur

    • Adapter le nombre d’entrées à la capacité d’accueil maximum de la salle

    • Prévoir l’évacuation des fêtards (roulement, espace suffisant) afin d’éviter tout risque de débordement

    • Selon la taille et la spécificité du lieu, prévoir une signalétique adaptée : toilettes, vestiaire, bar, parking, fumoir… (attention, sur l’espace public, l’affichage est soumis à une réglementation : contactez directement la ville)

    • Assurer un accès pour les personnes handicapées : la fête doit être accessible à tous

    • Respecter la tranquillité du voisinage (notamment les nuisances générées par les participants qui sortent fumer sur le trottoir) : une personne de l’organisation ou de la sécurité peut avoir ce rôle dans la soirée

    • Assurer un accès facile et un espace suffisant aux poubelles

    Retrouvez d’autres infos sur la sécurité dans l’étape 6  « Penser à la sécurité« 

    Premiers secours

    Comment réagir en cas de problème ?

    Informer, en amont de la soirée, les services d’urgence les plus proches de son déroulement est souhaitable car ils seront plus réactifs

    • Si le problème relève de troubles à l’ordre public, de débordements mettant en jeu la sécurité des participants, appeler les services de police ou de gendarmerie (17)
    • Si le problème relève de personne(s) ne se sentant pas bien : on fait appel aux équipes de premiers secours présentes (Protection Civile, Croix-Rouge…). Pour plus d’info, rubrique tes obligations et tes ressources
    • S’il n’y a pas d’équipe présente, les organisateurs doivent être capables d’agir. Autrement dit des membres de l’équipe doivent être formés ou connaitre, parmi les fêtards, des personnes qui le sont (ou les solliciter, par annonce micro). Au moindre doute, composez le 15.

    En cas de problème, une méthode simple en 3 étapes  :

    • Protéger : selon la situation rencontrée : établir un périmètre de sécurité/écarter les gens/mettre à l’abri les personnes concernées/faciliter l’arrivée des secours en retirant les objets encombrants/retirer le danger (bris de verre, barre de fer, appareil électrique…)
    • Alerter : soit les équipes présentes sur place, soit les services d’urgence : Samu (15), pompiers (18) et police (17) – [112 depuis un portable].
      L’alerte doit être rapide et claire : adresse précise, nombre de victimes, âge, état, nature du problème, informations complémentaires (prise d’alcool ou d’autres drogues…), gestes effectués…
    • Secourir : des gestes simples peuvent sauver une vie.
      Se renseigner en amont sur l’existence d’un défibrillateur dans les locaux (les équipes de secouristes en étant équipées).

    Prévoir également une trousse de secours à disposition (à laquelle tous les organisateurs doivent avoir accès) : pansements, compresses, couverture de survie, triangle, gilet jaune (si intervention dans la rue), guide des premiers secours, numéros d’urgence, etc. Attention : veiller aux dates de péremption des produits dans la trousse.

  • 7 Animer

    Prévoyez des animations prévention

    Qu’est ce qu’une fête réussie pour un organisateur ? Les participants ont pris du plaisir, sans avoir vécu de drame ou de situations qui les ont mis en danger.
    C’est tout le sens des étapes précédentes et des animations qui peuvent se dérouler pendant la soirée.

    Espace prévention

    Dans le meilleur des cas, c’est un stand tenu par des personnes formées (de l’équipe organisatrice ou de structures existantes). Situé sur un lieu de passage, visible, dans un endroit calme, disposant de place, c’est un endroit où les fêtards pourront venir se renseigner, se tester, avoir des discussions sur les problématiques qui les concernent. Nous conseillons d’avoir une entrée large sur les risques possibles en soirée : alcool, autres produits consommés (cannabis, autres…), sexualité non protégée, risques auditifs, etc. Les intervenants, sur le stand, doivent être capables de proposer, si besoin (nous ne sommes pas dans de la distribution massive ou dans le « servez-vous »), des outils de prévention : éthylotests, préservatifs, bouchons d’oreilles…
    Si toutefois vous n’avez pas créé cet espace prévention, placez ces outils à disposition des fêtards dans des endroits stratégiques (vestiaire, bar, tables, toilettes…).

    Espace détente

    Il permet à certains fêtards de faire une pause, loin de l’agitation et du bruit. Cet espace correspond à un besoin naturel de s’extraire momentanément de la fête et ne doit pourtant pas s’en exclure car son succès dépend de sa visibilité (pensez à le signaler par des affiches ou sur la programmation de la soirée). Il doit être implanté dans un lieu de passage : près d’animations calmes, sur une terrasse extérieure, à proximité du bar soft ou de celui consacré à la nourriture, par exemple. La décoration et l’animation de cet espace demandent autant d’attention que les autres lieux de la soirée : aménagez un espace convivial, avec des fauteuils, canapés, chaises, coussins… Cet espace peut être également le même que celui où se passe l’action de prévention

    D’autres animations

    Outre l’ambiance créée, le but des animations est aussi d’offrir une alternative à la consommation d’alcool ou d’autres produits. En assistant à une animation on est moins sujet à (trop) consommer. Cela permet d’espacer les consommations et de voir, par exemple, les taux d’alcoolémie stagner et non augmenter. Vous permettez également aux personnes qui ne consomment pas (par choix ou par obligation) de profiter de la soirée.

    Les animations qui attirent l’attention

    Jeux, karaoké, concours de danse, organisation de concours de cocktail sans alcool, fournisseurs de softs et/ou de gourmandises, maquillage, caricaturistes, concerts, séance de massages, matchs d’improvisation, conteurs, magiciens, tatouages au henné… retrouvez quelques exemples d’animations : guide émergence pages 10 à 32.

    Montrez que boire de l’alcool n’est pas la seule façon de s’amuser!

  • 8 Agir pour les conducteurs

    Agir pour les conducteurs

    Dans une soirée, il est important de valoriser les comportements responsables, notamment en matière de conduite, que l’on se déplace en voiture, moto, scooter ou vélo : le Sam (« capitaine de soirée »/ »conducteur désigné ») doit être encouragé et reconnu.

    Quelques idées pour valoriser le conducteur

    • une entrée gratuite pour la soirée et/ou la prochaine,
    • un tarif réduit,
    • des tickets de boissons soft, des encas ou friandises supplémentaires,
    • des cadeaux en fin de soirée s’il a joué le jeu (pas de consommation d’alcool durant la soirée),
    • un accès privilégié à un « carré VIP ». Il s’agit de l’accès à un espace privilégié pour les conducteurs responsables qui peuvent y trouver un bar sans alcool (à volonté), des massages, cadeaux, etc. Le but de cette opération est de valoriser la personne qui s’engage mais aussi de lui fournir un avantage par rapport aux autres fêtards. Dans cet esprit, nous pouvons citer le carré VIP SAM,
    • Une charte d’engagement du conducteur responsable peut également être mise en place, lors des préventes ou quand les fêtards achètent leur billet d’entrée, vous pouvez proposer aux conducteurs identifiés ou désignés de signer une charte qui symbolise son engagement à ne pas consommer durant la soirée et à raccompagner ses camarades en toute sécurité. En contrepartie de la signature de cette charte, ils bénéficieront d’un certain nombre d’avantages (voir ci-dessus).

    Proposez aux conducteurs de tester leur alcoolémie

    Souvent la limite légale autorisée pour reprendre le volant est ignorée ou mal connue. Mais surtout, cette limite (inférieure à 0,50 g d’alcool par litre de sang ou à 0,25 milligrammes d’alcool par litre d’air expiré) est parfois difficile à évaluer. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de permettre aux conducteurs de se tester avec l’utilisation d’éthylotests, à la sortie, accompagnée d’une explication orale sur son fonctionnement (par le personnel d’accueil formé ou les équipes prévention présentes sur place). Dans chaque soirée, tout participant doit pouvoir demander à l’organisateur la possibilité de se tester.

  • 9 Surveiller les départs

    Surveiller les départs

    En fin de soirée, il est important de permettre le retour dans de bonnes conditions de tous les participants quelque soit le moyen de transport utilisé.

    Plusieurs possibilités d’actions existent

    Des kits prévention peuvent être accessibles dès le début de la soirée : préservatifs + éthylotests chimiques + bouchons d’oreilles. Plus les risques festifs sont anticipés moins ils sont nombreux.
    Outre l’évaluation de l’alcoolémie, il est indispensable de sensibiliser les conducteurs à la fatigue, de les encourager à se reposer avant de reprendre la route ou de proposer à un conducteur plus en forme de conduire.

    Permettez le retour en taxi

    En communiquant largement sur les numéros de taxi : affichage ou création de flyers (borne la plus proche, société locale…).
    Les taxis proposent parfois des chéquiers correspondant à des bons de raccompagnement d’un certain montant. Les organisateurs de la soirée peuvent se les procurer en amont de la soirée pour les proposer aux fêtards en fin de soirée (soit en les faisant payer, soit en les offrant).
    Certains taxis ne se déplacent pas quand il s’agit de certaines soirées bien connues pour leurs débordements ou quand la personne à raccompagner est fortement alcoolisée. Cette réaction est notamment liée à leur peur de ne pas être payé. Sur ce point, vous pouvez mettre en place un système de caution taxi : lorsqu’un fêtard vous demande de contacter un taxi vous lui demandez systématiquement une caution minimale de 10-15 €. Quand vous appelez le taxi, indiquez que la course sera forcément payée car vous avez récupéré une somme qui lui sera donnée à son arrivée.

    Encouragez le co-voiturage

    Lors des soirées, plusieurs voitures ne sont pas complètement remplies. Afin de faciliter les retours à domicile, vous pouvez mettre en place un système de co-voiturage en créant une fiche co-voiturage.
    A l’arrivée, les conducteurs (s’engageant à ne pas boire / ou avec grande modération) ont la possibilité d’indiquer, sur une feuille affichée à l’entrée, qu’ils leur restent une ou plusieurs places dans leur véhicule. Sur cette fiche est indiqué le nom du conducteur, le nombre de places disponibles, l’heure de départ prévue et le lieu où les personnes intéressées doivent se rendre. Cette organisation peut également se réaliser en amont de la soirée, via un outil électronique comme doodle.
    Notons que des sociétés de co-voiturage privées voient le jour.

    Informez sur les transports en commun & sécurisez les retours à pied

    Des systèmes existent, avec des lignes de nuit ou de jour (si la soirée se termine très tard… ou très tôt). N’hésitez pas à afficher ces possibilités sur un emplacement visible et/ou accessible. Des navettes sont parfois mises en place. Les organisateurs doivent les faire connaître (affiches, appels micro…) et prévoir un ou plusieurs accompagnateurs (dont le rôle sera de gérer les éventuelles situations délicates).

  • 10 Evaluer la soirée

    Faire une évaluation de la soirée

    Souvent oubliée, l’évaluation est une étape importante, à prévoir dès le début de la planification de la soirée (cf. étape 1).
    En plus de faire le point sur la soirée passée, elle permet d’améliorer toutes celles à venir.

    Toute l’équipe organisatrice est à sonder (organisateurs, propriétaires du lieu de la soirée, intervenants…) sans oublier les participants (l’image que se fait l’équipe organisatrice de la réussite de la soirée pouvant varier de celle des fêtards eux-mêmes).

    Dès le début de l’organisation, prévoyez les personnes chargées du bilan ainsi que les éléments à évaluer. L’évaluation ne doit pas être trop lourde et doit commencer par des critères concrets, facilement mesurables : nombre de participants, nombre de préventes/ventes, nombre et qualité des animations, nombre de personnes passées sur l’espace prévention/détente/secourisme, nombre d’outils de prévention distribués, évacuation éventuelle par SAMU, nombre d’interventions et d’expulsion par les vigiles, etc.).

    Exemple d’évaluation

    Vous pourrez ainsi tirer les enseignements de ce qui a bien fonctionné et de ce qui reste à améliorer : il s’agit de comprendre les obstacles et les résistances mais surtout de proposer des aménagements, des alternatives qui pourront être testées lors des prochaines soirées (ce qui pourra aider les éventuels successeurs).