La mise en place d’une soirée demande une véritable organisation et un certain nombre de compétences. Le travail en équipe est donc indispensable : pour chacun des membres de celle-ci, les rôles doivent être bien définis. Dans l’idéal, désignez un responsable pour chaque domaine : communication, prévention/sécurité, partenariats, bar, sonorisation, etc. Plus vous attendez de fêtards, plus il vous faudra de monde pour vous aider. En général, on estime qu’un organisateur est nécessaire pour 30 participants. Nous vous conseillons de faire une « check-list » de tous les points à ne pas oublier (qu’il faut répartir dans le temps).

Check-list des points à ne pas oublier

  • demandes d’autorisation éventuelles : déclarations aux autorités compétentes (ville, Préfecture, école, SACEM…).  Dans tous les cas, il est indispensable d’être doté d’un statut juridique, par exemple associatif,
  • réalisation du budget prévisionnel et du rétroplanning,
  • recherches de financements/partenaires,
  • location de la salle adaptée à la soirée (taille, lieu, équipement…),
  • prévision de la sécurité, des secours et de la prévention,
  • plan de communication,
  • gestion des points de préventes et de ventes,
  • musique (concerts, DJs, etc.),
  • animations,
  • offre de boissons et de nourritures,
  • gestion des départs,
  • évaluation.

Prévoyez, dans l’équipe organisatrice, des points réguliers afin de suivre l’avancée du projet et la réalisation (ou non) de tous les points de la check-list.

Conseil : plus on s’entoure et plus la qualité du travail est au rendez-vous. Aussi, qu’elle que soit votre statut (association, discothèque, collectif de jeunes…), n’hésitez pas à vous tourner vers des ressources externes professionnelles sur les points que vous maîtrisez moins (gestion financière, normes de sécurité, assurances…) et sur les questions de prévention, nous sommes là !

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