Foire aux questions

 
Foire aux questions

Vous vous posez une question sur l’organisation de votre événement ? Nous y avons surement déjà répondu. Retrouvez dans cette rubrique les questions les plus fréquentes qui nous sont posées. Et si vous ne trouvez toujours pas de réponse, vous pouvez nous la soumettre par mail : contact@montetasoiree.com

1. Accidents de la circulation / Sécurité Routière

1.1 Lors d’un dispositif SAM un.e conducteur.trice nous confie ses clés de voiture, nous les rendons au moment de partir après avoir testé son alcoolémie. Si le.la conducteur.trice est positif.ve, pouvons-nous garder ses clés ?

La conduite sous l’emprise d’un état alcoolique constitue une infraction pouvant entraîner en fonction du taux d’alcoolémie relevé, une peine d’amende, un retrait de 6 points du permis de conduire, la suspension ou le retrait du permis, voire une peine de prison.

D’un point de vue pénal, votre responsabilité peut être engagée pour complicité de conduite sous l’empire d’un état alcoolique si vous laissez une personne alcoolisée prendre le volant.

Vous pouvez donc inciter la personne à rester encore un peu, en lui offrant des softs et/ou un encas et garder les clés de la voiture jusqu’à ce que son taux d’alcoolémie ne soit plus positif (attention en fonction du permis probatoire / confirmé, le taux est différent). Si la personne est vraiment trop alcoolisée proposez des solutions alternatives : faire conduire un.e ami.e, navette, VTC, covoiturage et de venir chercher sa voiture le lendemain et rendez-lui ses clés.

ATTENTION : En tant qu’organisateur, les clés et la voiture ne vous appartiennent pas, vous pouvez aussi être mis en cause en cas de perte ou de vol. Il faut également être en capacité de prouver que la personne s’est alcoolisée à votre événement et pas avec ses consommations personnelles. Il est préférable que ce soit l’entourage proche qui garde les clés.

2. Alcool & Législation

WARNING : A noter qu’en termes de législation, il faut toujours prendre en compte le contexte global de la soirée. Devant un tribunal, le juge examinera chacun des facteurs pouvant entrer en jeu. De ce fait, nous conseillons toujours de réaliser l’ensemble des démarches pour se couvrir et assurer la sécurité de la soirée (déclarations, licences, pas de contournement de loi…).

2.1 Lors d’un festival, la vente d’alcool est arrêtée à 2h du matin, mais on constate que certains festivaliers continuent de consommer leurs boissons personnelles après. A qui incombe la responsabilité ?

L’association/la structure est responsable seulement si les personnes en état d’ébriété ont abusé de l’alcool à la buvette de festival et si cette faute est bien démontrée. On parle de « responsabilité délictuelle » car la structure organisatrice est tenue d’une obligation de sécurité à l’égard des festivaliers.

Toutefois, dans le cas où le festivalier a emmené ses propres boissons alcoolisées, alors la structure ne peut être tenue responsable de cette consommation excessive d’alcool.

NOTRE CONSEIL :

Il est préférable d’avoir une équipe « sécurité » lors de votre événement pour s’assurer que les personnes n’emmènent pas leurs propres boissons alcoolisées. Ne faites pas entrer également dans votre soirée les personnes déjà en état d’ébriété.

2.2 Quelle est la réglementation liée à la vente au forfait/open bar ?

En France, la vente forfaitaire d’alcool à titre principale est interdite. Il est donc important de bien faire attention au prix de vente de la place/ticket d’entrée et du prix des boissons lors de la soirée car cela pourrait être vu comme de la vente au forfait.

Exemples :

  • En soirée étudiante, si l’entrée est à 10 € avec 1 boisson offerte = OK mais si 1 entrée = 2 ou 3 consommations offertes alors NON OK car les consommations auront plus de valeur que l’entrée elle-seule.
  • Un séjour dans un château à 200 € (séjour + repas) avec 3 consommations offertes, cela est OK car l’alcool n’est pas la vente principale, mais bien le séjour dans le château qui a plus de valeur
  • Offre de vin à volonté = NON OK
  • Menu « vin compris se limitant à 1 ou 2 verres » = OK

A noter également, que les boissons alcoolisées sont interdites par la loi d’être offertes à volonté dans un but commercial (exemple des séjours festifs pour étudiants promettant des boissons alcooliques à volonté de 10 heures à minuit qui sont bien interdits).

Toutefois, rien ne s’oppose à l’offre à titre gratuit et dans un but commercial d’une quantité très limitée d’alcool : c’est l’exemple d’un restaurateur qui offre un digestif à un client ou une coupe de champagne.

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

2.3 Les associations d’œnologie, peuvent-elles avoir une dérogation pour le nombre d’autorisations de débit de boisson ?

Les viticulteurs qui veulent vendre les produits issus de leur récolte sont dans une situation particulière au regard du régime déclaratif applicable aux débits de boissons.

Seuls les propriétaires récoltants ne sont pas soumis à l’obligation déclarative pour la vente de produits de leur récolte, et cela vaut bien seulement pour leurs produits. Par exemple, si un viticulteur vend du vin issu de sa récolte mais également de la récolte de son voisin, alors il devra obtenir une licence pour vendre ce dernier.

Par ailleurs, même s’il est interdit d’offrir gratuitement de l’alcool à volonté, il y a des dérogations dans le cadre des dégustations en vue d’une vente, mais celles-ci doivent être déclarées.

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

2.4  Est-ce qu’on peut demander la carte d’identité pour vérifier si le consommateur est mineur ?

Oui, et il est même impératif pour le barman de demander de justifier l’identité de la personne en cas de doute sur l’âge (carte d’identité ou tout moyen prouvant la majorité de la personne).

Si le barman a vendu de l’alcool à un mineur, celui-ci aura commis une infraction aux yeux de la loi et pourra être sanctionné. Il faut préciser également que la personne qui a vendu l’alcool ne sera pas inquiétée s’il est prouvé qu’elle a été induite en erreur par le mineur.

De plus, dans le cas où un majeur achèterait de l’alcool pour ensuite le donner à un mineur, le majeur peut être condamné. S’il s’avère que le barman était au courant du mécanisme, la responsabilité des deux peut-être engagée.

NOTRE CONSEIL :

Pour certains événements il est possible de donner un bracelet aux mineurs afin de les identifier plus facilement.

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

2.5 Quelle loi dit : “Il doit exister un soft moins cher que l’alcool le moins cher ? »

Il n’existe pas de loi affirmant cela.

La seule loi qui existe à ce propos concerne le fait que le prix de vente des boissons alcoolisées ne doit pas être inférieur au prix d’achat. Ainsi, les organisateurs peuvent vendre de l’alcool avec très peu de marge et vendre des softs plus chers, du moment que le verre d’alcool est au-dessus du prix d’achat.

Attention ! Il faut rappeler également que si les organisateurs veulent réduire les prix des alcools sur un moment de la soirée (Happy Hours), ils doivent aussi réduire les softs. Dans ce cas, ils doivent veiller à ne pas être dans une incitation à la consommation excessive d’alcool.

Notre conseil :

D’un point de vue prévention nous vous conseillons de proposer des softs moins chers que le verre d’alcool le moins cher. De plus, en cas d’incidents liés à l’alcoolisation, si les boissons alcoolisées étaient moins chères que les softs, cela pourra être vu comme de l’incitation à la consommation excessive d’alcool, auprès d’un juge et sera donc fortement sanctionné.

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

2.6 Comment se passe la vente d’alcool si ce n’est que pour des adhérents ?

Si la buvette temporaire est réservée aux adhérents (pot associatif, 3ème mi-temps, réception-buffet, etc.), il n’y a pas de démarche particulière à effectuer, ni de réglementation spécifique à suivre seulement si leur exploitation ne revêt pas un caractère commercial et dont l’objet ne peut aucunement être de réaliser des profits. La buvette ou le bar se tiennent alors sans déclaration, sans demande d’autorisation, mais doit seulement être servi des boissons sans alcool, du vin, de la bière, du cidre, du poiré, de l’hydromel, et des vins doux naturels.

ATTENTION : Il faut bien veiller à ce que l’entrée soit limitée aux seuls adhérents !

Pensez également que pour ce genre de soirée, les personnes doivent être adhérentes depuis une certaine période, et ne pas devenir adhérente seulement à l’achat du billet de la soirée, auquel cas cela serait vu comme un contournement de la loi.

Si la buvette/le bar est permanent, il vous faudra alors vous soumettre à la réglementation des débits de boissons permanents c’est-à-dire se limiter aux boissons sans alcool et au vin, bière, poirée, hydromel et vins doux.

Si, la structure souhaite proposer à la vente des boissons alcooliques non seulement à ses adhérents mais aussi à un public plus large, une licence de débit de boissons à consommer sur place est requise.

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

2.7 Est-ce qu’une loi interdit d’offrir de l’alcool aux adultes ?

La loi interdit la gratuité des boissons alcoolisées à volonté.

Ainsi, les boissons alcoolisées ne peuvent pas être offertes à volonté dans un but commercial (exemple des séjours festifs pour étudiants promettant des boissons alcooliques à volonté de 10 heures à minuit qui sont interdits).

Toutefois, rien ne s’oppose à l’offre à titre gratuit et dans un but commercial d’une quantité très limitée d’alcool : c’est l’exemple d’un restaurateur qui offre un digestif à un client ou une coupe de champagne.

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

  • Guide des débits de boissons (3.1.6.1)

2.8 Les étudiants ont-ils le droit de se servir eux-mêmes de l’alcool ?

Tout dépend de la situation, s’il s’agit d’un bar associatif, du type d’alcool vendu… Auquel cas, il faut obtenir une licence en fonction des boissons vendues.

Dans le cadre des soirées privées réservées seulement aux adhérents, tout le monde peut servir de l’alcool. En revanche, il est obligatoire de respecter les doses bars. Ainsi, la formation barman ne peut qu’être conseillée pour que les équipes puissent assurer la sécurité des membres.

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

  • Guide des débits de boissons 2.1.3

2.9 Comment cela se passe lorsqu’il y a de la distribution d’alcool par un traiteur lors d’un événement étudiant ?

Les traiteurs peuvent proposer des boissons alcooliques dans le cadre du stand temporaire où sont servis ses plats uniquement aux heures du repas et comme accessoire de la nourriture, aucune démarche déclarative ou demande d’autorisation ne lui est nécessaire. Dans ce cas, aucune limite ne s’impose à lui quant aux boissons alcooliques qu’il peut servir.

Néanmoins, si le traiteur propose des boissons alcooliques en dehors des heures de repas et autrement que comme « accessoire » de la nourriture, alors dans ce cas, il lui faudra une autorisation municipale (et seulement les boissons des 1er et 3e groupe seront autorisées).

ATTENTION ! Si une association étudiante contourne la loi concernant l’open bar et la vente forfaitaire par le biais de la licence d’un traiteur, cela risque d’être très limite auprès d’un juge !

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

  • Guide des débits de boissons 3.1.4

2.10 Quel est le cas du Beer-Pong ?

La loi n’interdit pas « expressément » l’organisation de ce type d’activités, mais elle encadre très rigoureusement les modalités pour des raisons de santé et de sécurité publiques. Si un Beer-Pong est organisé, cela doit respecter différentes règles :

  • Pas de vente ni d’offre gratuite d’alcool aux mineurs
  • Le barman/organisateur doit bien vérifier la preuve de majorité des participants
  • Interdiction d’inciter à la consommation excessive d’alcool et particulièrement auprès des mineurs
  • Interdiction de vendre l’alcool aux personnes déjà ivres

ATTENTION : à la lecture de ces modalités, on se rend compte qu’il est difficile de contrôler l’âge des participants, que des quantités importantes d’alcool seront consommées sur des périodes courtes, que le coût pour participer est souvent bas donc cela peut être vue comme une incitation à la consommation excessive d’alcool d’autant que le public ciblé est souvent jeune. Ainsi, au regard d’un juge, ce type d’événement sera très vite sanctionné car il est difficile de respecter toutes les conditions et n’est pas compatible avec le Code la Santé Publique.

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

  • Guide des débits de boissons 3.1.6.1

2.11 Est-ce que louer une salle qui a une licence IV permet de servir de l’alcool inclus dans la licence IV / d’amener eux-mêmes l’alcool au-dessus de 18° ?

La licence implique qu’une personne détient un permis d’exploitation suite à la réalisation d’une formation spécifique obligatoire et qu’une déclaration a été faite pour un débit de boisson en particulier situé à une adresse précise. Dans ce cadre, il ne semble pas possible auprès de la loi de servir de l’alcool d’autant plus qu’il s’agit de boissons de groupe 4 et 5 avec de plus gros risques.

Par ailleurs, toujours en lien avec les lois de Santé Publique dans un but de prévention et de lutte contre l’alcoolisme, un organisateur, qui pour rappel est garant de la sécurité des personnes, ne peut pas autoriser aux clients d’amener eux-mêmes leurs boissons alcoolisées « s’il n’a pas suivi au préalable la formation sur les débits de boissons – formation destinée à l’aider à appliquer correctement la législation en vigueur ».

Notre conseil :

Dans un but de prévention, il n’est pas possible de vendre de l’alcool, d’autant plus si celle-ci nécessite une licence IV, sans avoir été sensibilisé au préalable sur la vente de l’alcool, doses-bar… De plus, accepter que des personnes emmènent leurs propres boissons alcoolisées serait également plus sujets aux accidents et problèmes en tous genres et ne pourrait pas être considéré comme un événement « responsable ».

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

2.12 Est-il possible d’inclure un nombre de consommations lors d’un WEI (exemple de 8 consommations d’alcool) et le contrôler par un système de tickets ? Est-ce que cela peut être vue comme de la vente au forfait ? Existe-t-il des jurisprudences à ce sujet ?

En France, la vente forfaitaire d’alcool à titre principale est interdite. Il est donc important de bien faire attention au prix de vente de la place/ticket d’entrée et du prix des boissons lors de la soirée car cela pourrait être vu comme de la vente au forfait.

Exemple : En soirée étudiante, si l’entrée est à 10 € avec 1 boisson offerte = OK mais si 1 entrée = 2 ou 3 consommations offertes alors NON OK car les consommations auront plus de valeur que l’entrée elle-seule.

Notre conseil :

Dans le cadre de cet exemple, nous n’avons pas le prix global pour assister au WEI, mais 8 consommations d’alcool semblent être beaucoup pour un événement étudiant dont les tarifs pour assister à ce genre d’événement sont généralement peu élevés. Pour que ce ne soit pas vu comme de la vente au forfait et dans une visée de prévention, il faudrait diminuer au moins de moitié, le nombre de consommations d’alcool inclus dans le ticket du WEI. Les recommandations en santé publique sont de ne pas dépasser 4 doses-bar pour un événement festif par personne.

Par ailleurs, le contrôle par un système de tickets peut être pertinent, mais il faudrait veiller à ce que ceux-ci soient nominatifs afin qu’il n’y ait pas de « dons » de tickets de personnes qui ne consommeraient pas leurs boissons et donneraient ainsi leurs tickets à d’autres (on serait alors dans une incitation à consommer de l’alcool).

Une jurisprudence a notamment eu lieu à ce sujet concernant des associations étudiantes et la vente d’alcool. Ce qu’il en ressort c’est « qu’une association étudiante qui organise un événement festif s’oblige à l’égard des participants à une obligation de sécurité », ainsi une vente « excessive d’alcool » n’est pas compatible avec un événement sécurisant.

SOURCE / ALLER PLUS LOIN :

3. L’organisation

3.1  Avons-nous le droit d’avoir une Blacklist des personnes qui posent problème (irrespect, auteur de VSS, mise en danger…) ?

Il s’agit d’une question complexe car les blacklists sont soumises à des critères très précis. Globalement, il peut y en avoir mais celles-ci doivent respecter ces points :

  • Ne doit pas être secrète, c’est-à-dire prévenir votre public qu’une liste est établie et dans quel but. Transparence ne veut pas dire donner les noms et les raisons de l’exclusion à tout le monde.
  • Justifier la nature de l’événement / la raison de l’inscription sur une BlackList aux personnes concernées
  • Il est obligatoire d’informer la personne sur la liste, et lui informer l’existence du droit d’opposition
  • Assurer la sécurité et la confidentialité des données. Limiter l’accès aux fichiers aux personnes en charge.
  • Garantir le droit à l’oubli : supprimer les données dès lors qu’elles ne sont plus utiles.

Source / Aller plus loin :

4. Déclarations & Responsabilité

4.1 Quelles sont les déclarations et assurances nécessaires ?

Les déclarations sont obligatoires à la mairie/préfecture pour :

  • Une soirée privée de + de 250 personnes
  • Une soirée publique gratuite
  • Une soirée payante avec + de 1500 personnes

Il existe trois principaux types d’assurances essentiels à l’organisation d’événements :

  • l’assurance « Responsabilité civile d’organisateur » ; (article 1382 du Code civil stipule : « Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé, à le réparer. ») : Un organisateur est toujours responsable de ce qui se passe pendant l’événement qu’il coordonne.
  • l’assurance « Dommages matériels » ou « Tous risques matériels » : prendra en charge les frais à la constatation des dommages, dont les principaux : incendie, vol, catastrophes naturelles…
  • l’assurance « Annulation » ou « Perte financière » qui couvre l’organisateur contre les conséquences financières de l’annulation, de l’abandon, de l’interruption ou bien du report de l’événement.

NOTRE CONSEIL :

En tant qu’organisateur, il est important de toujours effectuer les démarches déclaratives et d’assurance en cas d’incidents sur votre événement afin de pouvoir vous couvrir.

SOURCES / ALLER PLUS LOIN :

4.2 Les étudiants organisateurs peuvent-ils signer une décharge de responsabilité ? Qu’est-ce que cela vaut auprès de la loi ?

Une lettre de décharge de responsabilité n’a aucune valeur juridique et est souvent considérée comme abusive par les tribunaux.

Tout organisateur de soirées festives engage sa responsabilité. Il est donc primordial de souscrire à une assurance responsabilité civile organisateur (qui est totalement différente de la responsabilité civile personnelle !).

L’assurance responsabilité civile organisateur couvrira en cas de dommages causés aux biens ou aux personnes, elle est indispensable dans certains cas, par exemple pour louer une salle. Indispensable d’y souscrire même si l’organisateur réalise des événements de manière ponctuelle.

NOTRE CONSEIL :

En tant qu’organisateur, il est important de toujours effectuer les démarches déclaratives et d’assurance en cas d’incidents sur votre événement afin de pouvoir vous couvrir.

SOURCES / ALLER PLUS LOIN :

  • Article R132-1 et R132-2 du code de la Consommation
  • Guide des débits de boisson

4.3 Que se passe-t-il si les déclarations n’ont pas été faites ?

L’organisation d’une manifestation sur la voie publique et/ou l’organisation d’une manifestation ayant été interdite et/ou l’établissement d’une déclaration préalable incomplète ou inexacte sont punis par des peines pouvant aller jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 7 500 € d’amende.

SOURCES / ALLER PLUS LOIN :

4.4 Si un WEI est organisé par une structure organisatrice (ex : planète wei, weigo…) : qui est responsable en cas d’incidents ?

Même si l’association fait appel à une structure extérieure pour l’organisation de la soirée, elle doit veiller au bon fonctionnement de celui-ci et reste le responsable de la soirée. Nous conseillons toujours de souscrire une RCO : Responsabilité Civile Organisateur afin de couvrir les éventuels dommages et accidents qui pourraient se produire au cours de l’événement.

Nous recommandons également à l’association étudiante de veiller au respect des lois dans l’organisation prévue par la structure extérieure.

Il est possible également de proposer une assurance aux participants/adhérents.

5. Autres produits psychoactifs

5.1 Comment interdire la circulation des produits illégaux pendant la soirée ?

Comme le nom l’indique les « produits illégaux » (cannabis, cocaine, MDMA…) sont interdits par la loi en France. De ce fait, leur circulation ne devrait pas avoir lieu.

Toutefois, pour s’assurer que certaines personnes n’aillent pas contre la loi, vous pouvez proposer :

  • Une équipe de sécurité à l’entrée pour réaliser des « fouilles » des sacs
  • Réaliser une communication en amont et pendant l’événement avec des affiches rappelant l’interdiction de ces produits

6. Risques auditifs

6.1 Quel est en moyenne le coût de la SACEM ?

Pour pouvoir être en droit de diffuser de la musique lors d’un événement, il faut effectuer en amont une déclaration préalable et conclure un contrat général de représentation avec la Sacem (directement en ligne sur son site internet). À partir de cette déclaration, vous recevrez une facture à régler dans les 25 jours. Le coût va dépendre du nombre de spectateurs et du prix de l’entrée. De plus, un tarif réduit (20% de réduction) peut être mis en place si la déclaration est effectuée à l’avance (avant la mise en place de votre matériel de sonorisation).

Pour le tarif général, les coûts varient en moyenne de 78€ à 142 €.

A ce montant, il faut ajouter le coût de la « Spré » 78,12 € qui lui est aux alentours de 100 € en fonction du statut de la structure. Le montant est collecté en même temps que la facture de la SACEM.

SOURCES / ALLER PLUS LOIN :

6.2 Lors d’une soirée, les organisateurs font venir un DJ, qui doit payer la SACEM ?

Pour tout événement, les organisateurs de la structure doivent demander une autorisation auprès de la SACEM pour chacun de leurs événements (si de la musique est diffusée). Même si des DJs, musiciens, groupes… viennent lors de la soirée, cela reste le devoir de l’organisateur d’être redevable du droit d’auteur.

SOURCES / ALLER PLUS LOIN :

7. Soirées publiques et privées

7.1 Qu’es-ce qui est considérée comme une invitation nominative pour une soirée privée ?

Pour qu’une soirée soit réellement considérée comme privée le public est sélectionné et va recevoir bien en amont une invitation nominative. L’organisateur doit être en capacité d’identifier chaque personne et aucune communication ne doit avoir lieu quant à la soirée.

Pour les membres d’associations par exemple, seulement les adhérents peuvent être présents à la soirée et ces derniers doivent être adhérents depuis un moment, pas le jour même de l’événement ce qui pourrait être requalifié comme une soirée publique payante par un juge. De ce fait, des personnes extérieures à l’association/université/structures… ne pourront pas assister à la soirée dans le cadre du « privé ».


Notre conseil :

Il est rare qu’une fête privée reste totalement privée (hors cadre d’anniversaire, mariage…), cette dernière notamment lors de soirées universitaires, gala… pourra vite être requalifiée de soirée publique par un juge en fonction des caractères, il est donc préférable d’opter pour le statut de « soirée publique » et de réaliser l’ensemble des démarches déclaratives.

SOURCES / ALLER PLUS LOIN :