S'organiseràl'avance

Déclarer votre soirée

Différentes déclarations sont obligatoires dans le cadre de l’organisation d’un événement :

– Déclaration de la manifestation : une personne qui veut ouvrir un café, un cabaret, un débit de boissons à consommer sur place est tenue de faire, quinze jours au moins à l’avance et par écrit, une déclaration.

– Déclaration d’ouverture de débit de boisson temporaire : l’ouverture d’un débit de boisson temporaire nécessite d’obtenir une autorisation.

– Déclaration Assurance : assurez-vous que votre responsabilité civile couvre l’organisation de la soirée.

– Les droits d’auteur

– Déclaration Etablissement Recevant du Public (ERP) : une autorisation au titre de la sécurité préventive et de l’accessibilité aux personnes handicapées est indispensable.

———-

1.Déclaration de la manifestation

Une personne qui veut ouvrir un café, un cabaret, un débit de boissons à consommer sur place est tenue de faire, quinze jours au moins à l’avance et par écrit, une déclaration indiquant :

  1. Ses nom, prénoms, lieu de naissance, profession et domicile
  2. La situation du débit
  3. A quel titre elle doit gérer le débit et les nom, prénoms, profession et domicile du propriétaire s’il y a lieu
  4. La catégorie du débit qu’elle se propose d’ouvrir

La déclaration est faite à Paris à la préfecture de police et, dans les autres communes, à la mairie ; il en est donné immédiatement récépissé.
Le déclarant doit justifier qu’il est français ou ressortissant d’un autre Etat de la Communauté européenne ou d’un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace économique européen, les personnes d’une autre nationalité ne pouvant, en aucun cas, exercer la profession de débitant de boissons.
Dans les trois jours de la déclaration, le maire de la commune où elle a été faite en transmet copie intégrale au procureur de la République ainsi qu’au représentant de l’Etat dans le département.
La délivrance du récépissé est passible d’une taxe dont le taux est fixé par l’article 960 du code général des impôts».

Article L3332-3 (Code de la santé publique)

« Les associations qui établissent des cafés ou débits de boissons pour la durée des manifestations publiques qu’elles organisent ne sont pas tenues à la déclaration prescrite par l’article L. 3332-3 (ci-dessus) mais doivent obtenir l’autorisation de l’autorité municipale dans la limite de cinq autorisations annuelles pour chaque association. »

Article L3334-2 (Code de la santé publique)

2.Déclaration d’ouverture de débit de boisson temporaire

L’ouverture d’un débit de boisson temporaire nécessite d’obtenir une autorisation. La vente d’alcool n’est pas autorisée à proximité de certains lieux (hôpitaux, piscines…). Pour connaître les zones protégées, se renseigner auprès de la préfecture.
Vous souhaitez louer une salle polyvalente pour y organiser une manifestation festive ? Vous devez faire une demande si vous n’avez pas de licence (une licence est un titre fiscal délivré par l’administration des impôts, qui inscrit l’établissement sur un fichier des débits de boissons. Il existe différents types de licences).

Vous souhaitez louer une salle pour y organiser une manifestation festive et vous ne possédez pas de licence.
Vous devez déclarer la manifestation auprès de l’autorité municipale compétente et demander une autorisation de Débit de Boissons Temporaire, qui permet de vendre des boissons des deux premiers groupes : 1er groupe (toutes boissons non alcoolisées) pour les manifestations sportives, les fêtes d’écoles et kermesses ; 2e groupe (vin, bière, cidre et champagne) pour toutes les autres manifestations.

Vous devez faire parvenir une demande d’ouverture de buvette, 15 jours au moins à l’avance et par écrit, une déclaration indiquant :

  • le nom et l’adresse de la structure organisatrice
  • le lieu prévu
  • la date de la manifestation

Une réponse vous sera alors adressée, positive ou non. En cas de réponse positive, un récépissé est immédiatement remis aux organisateurs que vous pourrez présenter lors de tout contrôle.
Le nombre d’ouvertures de débits de boisson temporaires est limité à cinq autorisations annuelles pour chaque association (article 18 de la loi de Finances 2001).
Les taxes afférentes à l’ouverture d’un tel débit de boissons sont les droits de licence annuels fixés par le code général des impôts.

Source : Service public

3.Déclaration Assurance

La question de l’assurance est avant tout une notion de responsabilité. Un organisateur est responsable des dommages qu’il cause dans le cadre de ses activités : cette responsabilité peut être engagée sur le plan pénal ou civil.

Assurez-vous que votre responsabilité civile couvre l’organisation de la soirée. Votre contrat d’assurance doit préciser l’ensemble des risques garantis (intégrité physique des participants et des organisateurs, sécurité des biens déposés).
Pour toute manifestation festive, culturelle, sportive ou animation de voie publique, l’organisateur doit souscrire une police d’assurances garantissant au plan de la responsabilité civile tous les risques relatifs à la manifestation projetée, à l’égard notamment :

de tous les personnels désignés pour l’organisation et le déroulement de cette manifestation (signaleurs, service de gardiennage, etc.);
des acteurs et animateurs qui y participent;
du public qui y assiste ;
des ouvrages publics.

4.Les droits d’auteur

Qu’ils soient de renommée internationale ou non, les créateurs d’œuvres artistiques perçoivent des droits d’auteur : la SACD (théâtre), l’ADAGP (arts plastiques) et la SACEM (musique).

La SACEM est la Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique. Fondée en 1851, elle gère et perçoit les droits des auteurs de variétés. Cela s’applique aussi bien à un concert, un spectacle en public, à la radio ou à la télévision. Ces droits valent par ailleurs pour la fixation sur un support sonore ou audiovisuel de l’œuvre, par exemple un CD, une cassette ou une vidéo. Il est obligatoire de régler ses droits SACEM. Ces droits d’auteur concernent tous les types de diffusion musicale : musique vivante (concerts, orchestres, musiciens…) ou musique enregistrée (sur tout support : CD, disques, cassettes, vidéos).

Pour pouvoir diffuser de la musique, vous devez obligatoirement :

Demander l’autorisation à l’auteur ou à son représentant : déclaration de la manifestation, au moins quinze jours à l’avance, auprès de la délégation régionale de la SACEM.
Elle vous délivre un contrat général de représentation. Vous devrez préciser, sur ce dernier, divers renseignements : superficie de la salle, concert ou musique enregistrée, tarifs (entrées, consommations…).

Dans les dix jours suivant la représentation, vous devrez renvoyer un état des recettes et des dépenses correctement rempli, accompagné d’un listing des œuvres diffusées.
Vous recevrez ensuite une note de débit avec le montant des droits d’auteur que vous devrez régler.

Dans tous les cas, il faut savoir qu’il incombe à l’organisateur de la soirée d’effectuer les démarches et de régler les droits d’auteur, sinon le prix de la taxe sera augmentée de 20%.

Source : SAGEM

Petits conseils :

  • Anticiper votre déclaration à la SACEM – une déclaration effectuée avant l’évènement ouvre le droit à une réduction de 20% du montant de votre facture.
  • Programmer une rencontre avec une personne de la délégation locale en amont de l’évènement (les associations peuvent parfois négocier un forfait avantageux).

5.Déclaration Etablissement Recevant du Public (ERP)

L’organisation d’une manifestation culturelle ou festive exceptionnelle dans un local autorisé pour une autre activité (comme une soirée dansante dans une école), nécessite une autorisation au titre de la sécurité préventive et de l’accessibilité aux personnes handicapées. Aucune manifestation ne peut être autorisée dans un ERP sous avis défavorable.

L’utilisation d’un ERP à l’occasion d’une manifestation exceptionnelle (colloque, par exemple) doit faire l’objet d’une demande d’autorisation adressée à la mairie ou à la préfecture au moins 15 jours avant l’événement.

Le dossier doit mentionner :
– la nature de la manifestation,
– les risques qu’elle présente,
– sa durée et sa localisation exacte,
– l’effectif prévu,
– les matériaux utilisés pour les décorations envisagées,
– le tracé des dégagements et les mesures complémentaires de prévention et de protection proposées.

Le maire ou le préfet délivre l’autorisation ou non après avis de la commission de sécurité.

Source : Service public